公司重要資料、文獻的保存與刪除的決策模式/企業管理

在電子工程專輯官網看到一篇《多數企業缺乏妥善資料保存計畫反而浪費資源》的技術文章,開頭第一段即開宗明義的點出:「絕大多數的企業管理資訊時並未遵循自訂的規範。僅有46%真正擁有保存計劃。」

這篇技術文章主要在分析當前企業的 IT 環境,無論是企業傳統文化的影響,或是管理者、決策者的漠視,決大多數的企業在對於資料保存的議題與執行上,已經在實質上被低估了其真正價值。

一間企業為何需要保存各類資料長達數月、數年甚至是整間公司歷史長的時間之久,即使是已結案的歷史案件。這個問題其實許多人都知道該如此做,甚至還為此開過主管級的專案會議,擬定出許多套儲存管理程序,並花了許多預算購置相關軟硬體設施。

我過去經常接觸許多微型、中型甚至是大型企業,或多或少可以得知各企業,對於資料保存的努力及付出。然而,知道該做與知道為何而做,這是完全兩回事情。

許多企業即便開過再多的資訊管理會議,最後的結論通常都是:「透過日益進步的廉價儲存技術,無限制的保存所有資料。」

我在這邊舉一個簡單的例子,幾年前受朋友所托,替一間公司進行電腦化的更新作業。原本最初的網路系統,用來保存機密資料的是一台 IBM 伺服器,實際存放的資料容量僅佔用約莫 10G Bytes 的硬碟空間,而且那還是十多年下來的所保存的資料量。

但是自從替他們將公司系統重新規劃與施作後,有一次再幫他們維護系統時,才發現實際儲存的資料量已經爆增六倍,而那還只是過了半年左右的時間。

那家公司的員工一開始認為新系統的儲存空間很大,很快樂的將所有資料都全部存入,卻完全沒有意識到資料是否必要存在。

越到後面才發現資料量越來越大,這時候要刪除資料這檔子事情幾乎已經變得不可能了,最後只能任由資料量極其無賴般的增長,結果就是只能更換越來越大的儲存空間。這就是一開始沒做好資料保存計畫的後果。

即便許多公司已經做好了資料保存計畫,但實施的人因為許多原因,並沒有完全遵守與執行,那同樣的將會導致同樣的結果。

其實「資料保存」這個概念本身就是一件曖昧不明的事,我們不可能完全保存所有的資料,我們也無法任意決定哪些資料不用保存。這中間最根本的原因,就是因為一間企業體是由最上位到最下位的群體所交織組成。

簡單講,就是所有人對於刪除資料的看法,加總起來則會相當程度的等於「矛盾」。

而且就在這種矛盾情節下,自然無法歸納總結出一個有效的資料保存模式,正如電子工程專輯文章中一段所說:「IT及法務人員間對於缺乏資訊保存計劃首要原因認知的差異:41% 的 IT 管理人員不認為計劃是有必要性的,有30%的人表示缺乏負責的人員,並有29%表示缺乏的原因為成本考量。法務人員則表示首要原因為成本考量(58%)、缺少可建立計劃的專業人士(48%),以及缺乏可負責的人員(40%)。

在上面的引文中,我們可以更進一步發現,主要而且是唯一的原因,完全在於人為因素,而此人為因素所導致的隱性虧損,又將造就成本實質上的浪費。

那是否有好的資料保存模式?

在我的經驗中,一般家用的個人電腦裡頭,或多或少都會保留程度不一的資料,像是影片、音樂、作業、軟體、相片等等,而我們會保留該等資料的原因,不外乎是對我們有所用處,可能是過去的經歷、經驗,又或者是為了娛樂、工作甚至是滿足欲望等。

但是無論個人資料如何多,都不會比得上一間企業需要儲存的資料量,那是完全無法比擬的(撇開一部部高畫質色情劇情電影不談,笑)。

反觀企業資料的用途,不外乎是備忘錄、專案人員的承接、新專案的參考、歷屆財務資料、業務資料、人事資料及機密資料等等。而我認為所謂的資料用途,就是企業資料保存模式中一個極佳的解套手段。

IT 部門可以設計一套資料管理系統,只針對已結案以及目前不需要使用的資料進行保存。並且將每一筆資料都給予一個權重,例如法律訴訟可能用到的引證資料給予 8,公司機密資料給予 10,電話備忘錄給予 3。另外設計一套時間遞延管理模型,當資料儲存的每經過一年後,所有儲存的資料的權重自動減 0.1。當任何一份資料的權重變成 0 時,將該資料的內容自動提交給相關部門主管,他可以親自審閱或是交由適當員工審核,如果資料確實已不再需要使用,就可以在建制引言目錄後整份丟進冷凍區(例如價格便宜但是容量超大的磁帶),這樣一來也不用怕有人互亂存一些色情影片在公司伺服器內了(對,我前主管就這樣幹)。

最後(嚇,跳好快!好吧,承認我寫累了),雖然前揭文章有著很濃厚的置入性行銷味道,但實際指出的問題並沒有改變,一間企業的資料保存問題確實是長期且重要的研究課題。

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