資訊觀點: 個人與企業該如何決定保存或刪除重要資料

        在電子工程專輯的網站中,看到一篇名為『多數企業缺乏妥善資料保存計畫 反而浪費資源』的文章,文章中第一段即開宗明義的點出:『絕大多數的企業管理資訊時並未遵循自訂的規範。…僅有46%真正擁有保存計劃。』。

        上揭文章主要是在分析當前企業的 IT 環境,無論是企業傳統文化的影響,或是管理、決策者的漠視,決大多數的企業在對於資料保存的議題與執行上,已經在實質上被低估了其真正價值。
        一間企業為何需要保存各類資料長達數月、數年甚至是整間公司歷史長的時間之久,即使是已結案的歷史案件。這個問題其實許多人都知道該如此做,甚至還為此開過主管級的專案會議,擬定出許多套儲存管理程序,並花了許多預算購置相關軟硬體設施。
        在過去,因為常接觸許多微型、中型甚至是大型企業,或多或少可以得知各企業,對於資料保存的努力及付出。然而,知道該做與知道為何而做,這是完全兩回事情。許多企業即便開過在多的會議,通常的結論也就是,透過日益更新的技術手段,無限制的保存所有資料

        我在這邊舉一個簡單的例子,幾年前受朋友所托,替一間公司進行電腦化的更新作業。原本,最初的網路系統,用來保存機密資料的是一台中古型主機,實際存放的資料容量僅佔用約莫 10G Bytes 的硬碟空間,而且那還是十多年下來的所保存的資料量,而自從替他們將公司系統重新規劃與施作後,有一次再幫他們的系統進行維護時,才發現實際儲存的資料量已經爆增六倍,而那還只是過了半年左右的時間。

        最初,該公司人員,或許認為儲存空間很大,因此很快樂的將資料全部存入,卻完全沒有意識到資料是否必要存在。而到了後期,當資料量越來越大時,要刪除資料這檔子事情就變得越來越不可能,只能任由資料量極其無賴般的增長,最後的結果就是只能更換越來越大的儲存空間,這就是一開始沒做好資料保存計畫的後果。而即便許多公司也已經做好了資料保存計畫,但實施的人因為許多原因,並沒有完全遵守與執行,那同樣的將會導致同樣的結果。

        其實,資料保存本身就是一件曖昧不明的事情,我們不可能完全保存所有的資料,我們也無法任意決定哪些資料不用保存,而最根本的原因,就是因為一間企業體,是由最上位到最下位的群體所交織組成。簡單講,就是所有人對於刪除資料的看法,加總起來則會相當程度的等於「矛盾」,而在此矛盾情節下,自然無法總結出一個有效的資料保存模式,正如同該文中的一段敘述:

IT及法務人員間對於缺乏資訊保存計劃首要原因認知的差異:41%的IT管理人員不認為計劃是有必要性的,有30%的人表示缺乏負責的人員,並有29%表示缺乏的原因為成本考量。法務人員則表示首要原因為成本考量(58%)、缺少可建立計劃的專業人士(48%),以及缺乏可負責的人員(40%)。

        而從上段描述中,我們更進一步的可以發現,主要而且是唯一的原因,完全在於人為因素,而此人為因素所導致的隱性虧損,又將造就成本實質上的浪費。

        那是否有好的資料保存模式?

        在經驗中,一般家用的個人電腦裡頭,或多或少都會保留程度不一的資料,像是影片、音樂、作業、軟體、相片等等,而我們會保留該等資料的原因,不外乎是對我們有所用處,可能是過去的經歷、經驗,又或者是為了娛樂、工作甚至是滿足欲望等。但無論個人資料如何多,都不會比得上一間企業需要儲存的資料量,那是完全無法比擬的(撇開一部部高畫質 色情影片不談,笑。)。

        然而,反觀企業資料的用途,不外乎是備忘錄、專案人員的承接、新專案的參考、歷屆財務資料、業務資料、人事資料及機密資料等等。而我相信所謂的資料用途,就是企業資料保存模式中一個極佳的解套手段

        最後(嚇,跳好快!好吧,承認我寫累了。),雖然前揭文章有著很濃厚的置入性行銷味道,但實際指出的問題並沒有改變,一間企業的資料保存問題確實是長期且重要的研究課題。

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1 個回應

  1. 02/09/2016

    […] 話說回來,我自己是覺得 2 GB 已經很夠用,太多無用的資料只會拖掉我的網路速度,而且沒有分類存檔備份,往後可就麻煩了(請見我的另篇文章:「個人與企業該如何決定需要保存或刪除的資料」)。 […]

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